Kolacja biznesowa – jak zorganizować, o czym rozmawiać i jak się ubrać?
Kolacja biznesowa może być organizowana z różnych powodów – dla uczczenia podpisania kontraktu czy podtrzymania relacji z kontrahentami. Niezależnie od okoliczności spotkania musi ono zostać skrupulatnie zorganizowane – w starannie dobranym miejscu, które zrobi dobre wrażenie na zaproszonych gościach, z właściwie dopasowanym menu i w odpowiedniej atmosferze. Podpowiadamy, jak zorganizować kolację biznesową, o czym rozmawiać w trakcie spotkania i jaki dress code na nim obowiązuje.
Organizacja kolacji biznesowej – odpowiedni wybór miejsca spotkania
Należy zacząć od tego, że biznesowa kolacja ma co do zasady bardziej uroczystą i elegancką formę niż śniadanie czy lunch. Przede wszystkim różny bywa jej cel – zwykle nie dotyczy bezpośrednio kwestii zawodowych, ale może pomóc podtrzymać relacje biznesowe, być okazją do uczczenia rozpoczęcia lub zakończenia wspólnego projektu czy omówienia perspektyw na dalszą współpracę. Ponadto tego typu spotkanie biznesowe odbywa się wieczorem, czyli już po godzinach pracy, niekiedy poprzedzając inne wydarzenie – np. wyjście do teatru czy filharmonii.
O powodzeniu kolacji biznesowej decyduje kilka czynników – i choć przebieg rozmów jest bardzo istotny, nie mniej ważny jest wybór odpowiedniej restauracji, dobór menu, a nawet nasz strój. Każdy z tych aspektów może mieć wpływ na to, czy uda nam się zrobić dobre wrażenie na kontrahentach. Organizację kolacji biznesowej warto więc rozpocząć od znalezienia restauracji. Ten obowiązek spoczywa na organizatorze spotkania, który może podczas podejmowania decyzji zapytać zaproszonych gości o ich preferencje.
Przy planowaniu takiego spotkania biznesowego bierz zatem pod uwagę eleganckie, a zarazem klimatyczne miejsca, które sprzyjają biznesowym rozmowom i pozwalają na przyjemne spędzenie czasu – takie jak Restauracja Naturalna w Artis Loft. W naszym hotelu z sukcesem organizujemy nie tylko konferencje pod Warszawą czy bankiety firmowe, ale też inne spotkania biznesowe – w tym lunche i kolacje.
Pomożemy Ci zorganizować wydarzenie i wybrać takie usytuowanie stolików, by zapewniać komfort swobodnej rozmowy. Z kolei w naszym menu znajdziesz inspirowane naturą potrawy, które przyrządzamy z pasją i kulinarnym kunsztem wyłącznie przy wykorzystaniu najlepszych, starannie dobranych i świeżych składników. To wszystko w połączeniu z wyjątkową atmosferą i profesjonalną obsługą sprawia, że nasza restauracja to doskonałe miejsce na kolacje biznesowe. A może zastanawiasz się, jak zorganizować bankiety firmowy? Zapewnimy Ci kompleksowe wsparcie na każdym etapie planowania!
Savoir vivre na kolacji biznesowej – jak dobrze zaprezentować firmę?
Gdy już wybierzesz lokalizację kolacji, warto się do niej przygotować i przypomnieć zasady savoir vivre. O czym musisz pamiętać jako organizator spotkania? Przede wszystkim przybądź na miejsce z odpowiednim wyprzedzeniem – wystarczy około 15 minut przed ustaloną godziną. Wykorzystaj ten czas na sprawdzenie, czy wszystko jest gotowe, oraz wstępne uzgodnienia z kelnerem. Możesz zamówić coś do picia, ale ze złożeniem pełnego zamówienia poczekaj na swoich gości.
Jeśli zdarzy się, że dotrzesz w tym samym czasie, co zaproszona osoba, poproś kelnera o wskazanie miejsca rezerwacji i przepuść swojego gościa przodem. Wyjątek stanowi sytuacja, w której organizatorem spotkania biznesowego jest mężczyzna, a równo z nim w restauracji pojawi się kobieta – wówczas zgodnie z zasadami savoir vivre powinieneś wejść pierwszy i poprowadzić ją do stolika.
W dobrym tonie jest, by po zajęciu miejsc, nie zaczynać od rozmów o biznesie – śmiało natomiast poruszaj swobodniejsze tematy, które mogą umilić czas oczekiwania na posiłek. Gdy zamówienie pojawi się na Waszym stole, staraj się nie wypowiadać negatywnie na temat potraw czy narzekać na jakość obsługi. Nie będzie to sprzyjało budowaniu przyjemnej atmosfery i dobrych relacji, a ewentualne uwagi możesz też przekazać po spotkaniu. Po zakończeniu posiłku połóż sztućce na talerzu równolegle do siebie – to sygnał dla kelnera, że może zabrać talerz. Jeśli chcesz dokończyć posiłek, sztućce skrzyżuj w taki sposób, by ostrze noża skierowane było do środka talerza, a zęby widelca w górę lub w dół.
Zastanawiasz się, czy podczas tego typu spotkań biznesowych można zamawiać alkohol? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ to zależy od Twoich gości. Jeżeli nikt nie zamawia napojów alkoholowych, też tego nie rób, ale jak uznasz, że trunki są właściwe lub nawet mile widziane, zaproponuj zamówienie drinka lub pasującego do potraw wina. Jeśli jednak na kolacji jest obecna osoba wyższa rangą, co do zasady ona powinna zasugerować zamówienie alkoholu. Z kolei gdy nie możesz pić alkoholu, bo np. jesteś kierowcą, zamów napój bezalkoholowy, by nie siedzieć z pustą szklanką.
Jak się ubrać na kolację biznesową? Najważniejsze zasady
Przygotowując się do biznesowej kolacji, równie ważne jest to, jaki dobierzesz strój. Czy w kontekście kolacji biznesowej obowiązuje określony dress code? Na spotkanie o oficjalnym charakterze przygotuj bardziej formalny zestaw – w przypadku mężczyzn będzie to klasyczny garnitur i krawat, a dla kobiet najlepszym wyborem będzie sukienka koktajlowa. Na mniej oficjalną kolację, np. spotkanie z zespołem, wystarczający będzie strój w stylu smart casual – eleganckie spodnie i koszulę dla panów oraz elegancką bluzkę i spódnicę lub spodnie dla pań.