Jak zorganizować udaną konferencję?

Organizacja konferencji to spore wyzwanie – wymaga przede wszystkim stworzenia odpowiedniego planu oraz sporego zaangażowania. Bez względu na to, czy ma to być niewielkie wydarzenie, czy duże spotkanie osób ze środowiska biznesowego, pod uwagę należy wziąć kilka kluczowych aspektów. Jakich? Podpowiadamy, jak zorganizować konferencję krok po kroku!

Plan i koncepcja konferencji

Przygotowania do konferencji najlepiej rozpocząć od stworzenia jej planu oraz koncepcji. W pierwszej kolejności należy określić, jaki jest cel organizowanego spotkania oraz kto się na nim pojawi. Czy ma być to event o charakterze szkoleniowym, czy wydarzenie skupiające reprezentantów danej branży z najwyższych szczebli. To pozwoli nam określić nasze potrzeby zarówno względem lokalizacji konferencji, jak i udogodnień, które powinna ona oferować.

W planie konferencji warto uwzględnić jak najwięcej szczegółów. Na tym etapie warto też zastanowić się nad ewentualnymi trudnościami, z jakimi możemy mierzyć się nie tylko w trakcie organizacji eventu, ale przede wszystkim w czasie samej konferencji. Dla poszczególnych zadań wyszczególnionych w planie dobrze jest wyznaczyć ramy czasowe lub konkretne terminy, co pozwoli na kontrolowanie przebiegu prac przygotowawczych.

Miejsce organizacji konferencji

Sukces konferencji jest uzależniony od wielu czynników, jednak jednym z kluczowych jest bez wątpienia wybór miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. Czym się kierować przy poszukiwaniach tego idealnego wariantu i co należy wziąć pod uwagę, wybierając miejsce konferencji? Najważniejsze aspekty to lokalizacja obiektu, istniejąca infrastruktura, wyposażenie sal konferencyjnych oraz dodatkowe udogodnienia. Istotny będzie także łatwy dojazd oraz wystarczająca liczba miejsc parkingowych.

Doskonałą propozycją na konferencję pod Warszawą jest hotel Artis Loft, który oferuje 500 mkw. powierzchni konferencyjno-szkoleniowej. Dysponujemy kilkoma, nowocześnie wyposażonymi salami konferencyjnymi i szkoleniowymi, a nad tym, by każde wydarzenie przebiegło prawidłowo, czuwa zespół profesjonalistów. Zapewniamy wsparcie w kompleksowej organizacji konferencji i towarzyszymy na każdym jej etapie. Ponadto dysponujemy miejscami noclegowymi dla 180 gości, dlatego nasz hotel idealnie sprawdzi się również w przypadku organizacji wydarzeń kilkudniowych.

Co wziąć pod uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?

Przy wyborze lokalizacji konferencji, szczególną uwagę trzeba zwrócić na zaplecze konferencyjne, jakim dysponuje dany obiekt. Jakimi kryteriami należy się kierować? Sala konferencyjna musi mieć odpowiednią, dopasowaną do wielkości wydarzenia powierzchnię, by zapewnić uczestnikom optymalny komfort. Jeśli sala będzie za mała, goście mogą mieć poczucie, że muszą walczyć o miejsce, natomiast zbyt duża przestrzeń przy niewielkiej liczbie osób będzie dawała wrażenie pustki.

Kolejna kwestia to wyposażenie sali. Nie może w niej zabraknąć przede wszystkim wysokiej jakości ekranu i projektora, profesjonalnego nagłośnienia oraz stabilnego dostępu do internetu. Istotne jest też sprzyjające koncentracji oświetlenie czy możliwość zaciemnienia sali – przy dużej ilości światła wpadającego z zewnątrz, wyświetlana na ekranie prezentacja może być słabo widoczna. Nie bez znaczenia pozostaje także estetyka samej sali – powinna ona być zarówno elegancka, jak i funkcjonalna.

Harmonogram niektórych wydarzeń wymaga zapewnienia dodatkowej przestrzeni do pracy w grupach szkoleniowych czy roboczych. W takiej sytuacji warto, by w miejscu organizacji konferencji znajdowały się również mniejsze pomieszczenia, które można w tym celu wykorzystać.

Organizacja konferencji a zaplecze gastronomiczne

Przygotowując plan konferencji, należy pamiętać o uwzględnieniu w nim co najmniej kilka przerw. Absolutne minimum to przerwy kawowe, które pozwolą uczestnikom na chwilę odpoczynku, stworzą przestrzeń do rozmów czy możliwość zawierania nowych kontaktów biznesowych. W ramach przerwy kawowej warto zaproponować gościom coś więcej niż ciepłe i zimne napoje oraz kruche ciastka – obiekt konferencyjny dysponujący odpowiednim zapleczem gastronomicznym jest w stanie zapewnić pyszny i urozmaicony poczęstunek. W planie można ująć także wspólny lunch, który stanowi następną okazję do rozmów i nawiązywania relacji.

A co po konferencji?

Konferencja nie musi kończyć się wraz z wyświetleniem ostatniego slajdu prezentacji. Doskonałym zwieńczeniem udanego eventu może być – w zależności od jego charakteru oraz rangi – bankiet firmowy lub eleganckie przyjęcie dla wszystkich uczestników konferencji. Więcej o tym, jak zorganizować bankiet, można przeczytać w innym naszym artykule.